En tant que propriétaire tu vas déterminer un loyer pour le bien que tu vas mettre en location. Qu’il s’agisse d’un appartement, d’un local commercial, d’un parking, etc, tu avances des dépenses liées à l’usage de ce bien, qui incombent normalement au locataire.
Ainsi, lorsque tu mets une annonce pour un bien ton loyer comprendra une part fixe et une provision pour charges. Tu ne sais pas vraiment le montant de charges à mettre, pour cela tu dois déterminer le montant des charges récupérables au niveau de ton bien.
Ces charges sont dites « récupérables » auprès du locataire. Tu ne peux pas faire payer au locataire n’importe quoi.
La liste des charges récupérables a été fixée par le décret n°87-713 du 26/08/1987 modifié plusieurs fois. Vous allez pouvoir retrouver en annexe de ce décret la liste complète des charges récupérables.
Elle comprend notamment 8 catégories :
1) Ascenseurs et monte-charge : dépenses d'électricité et dépenses d'exploitation, d'entretien courant, de menues réparations.
2) Eau froide, eau chaude et chauffage collectif des locaux privatifs et des parties communes : dépenses courantes et dépenses d'exploitation, d'entretien courant et de menues réparations.
3) Installations individuelles : chauffage et production d'eau chaude, distribution d'eau dans les parties privatives.
4) Parties communes intérieures au bâtiment ou à l'ensemble des bâtiments d'habitation : dépenses relatives à l’exploitation et l’entretien courant, les menues réparations, l’entretien de propreté (frais de personnel).
5) Espaces extérieurs au bâtiment ou à l'ensemble de bâtiments d'habitation : dépenses d’entretien et menus réparations des voies de circulation, aires de stationnement, abords et espaces verts, aires et équipements de jeux.
6) Hygiène : Dépenses de fournitures consommables, entretien et vidange des fosses d'aisances, des appareils de conditionnement des ordures, élimination des rejets (frais de personnel).
7) Equipements divers du bâtiment ou de l'ensemble des bâtiments d'habitation : la fourniture d'énergie nécessaire à la ventilation mécanique, l’exploitation et entretien courant des conduits de ventilation, des dispositifs d'ouverture automatique ou codée et des interphones.
8) Impositions et redevances : le droit de bail, la taxe ou redevance d'enlèvement des ordures ménagères quand celle-ci est individualisée, la taxe de balayage, la taxe d’assainissement pour un habitat individuel.
Tu as la liste de toutes les charges récupérables dans le décret vu précédemment. Grâce à cela, tu vas pouvoir déterminer le montant que tu peux provisionner au locataire lors de l’établissement du bail.
Lorsque tu loues un bien qui se situe dans une copropriété, le syndic t’envoie l’appel de fond des charges de copropriété en général tous les 3 mois. Sur ce relevé est indiqué ta quote-part à payer dont le montant de la quote-part locative. C’est-à-dire la partie des charges que tu peux récupérer auprès du locataire. A ce montant, tu peux rajouter la taxe d’ordures ménagères.
Lorsque le bien est en mono-propriété (immeuble entier, maison individuelle, etc), le calcul est plus complexe. Toi seul doit déterminer le montant des charges récupérables. Dans un immeuble, quand il y a des compteurs individuels ou défalcateurs la répartition est assez simple. Mais lorsque ce n’est pas le cas, il est difficile voire impossible d’effectuer une répartition au plus juste de chaque locataire. Ainsi il va falloir essayer d’être au plus près de la réalité, tu peux faire des calculs en fonction de la surface ou du nombre d’habitants dans chaque appartement. Mais tu n’arriveras pas au montant exact, les gens ne vivent pas de la même façon et n’ont donc pas la même utilisation de chaque poste de dépenses.
Si vous avez du recul sur minimum un an, divisez le montant annuel des charges récupérables par 12 pour évaluer la provision mensuelle à demander au locataire. Si vous ne possédez pas ce recul, essayez d’avoir les factures des anciens propriétaires, ou d’évaluer comparativement avec des gens ayant des biens équivalents.
N’oublie pas, ce sont des dépenses que tu as engagées et tu dois pouvoir justifier le montant.
3 – Comment récupérer ce montant ?
Tu peux demander au locataire de payer ces charges selon une provision mensuelle, comme c’est le cas dans la plupart des baux de locations. Tu dois effectuer une régularisation annuelle en fournissant au locataire des justificatifs. Ainsi, tu peux avoir une somme à lui rembourser et inversement.
Tu peux aussi lui faire payer chaque mois en fonction des charges que tu as réellement déboursées.
En cas de location meublée ou de colocation (meublée ou non) uniquement, tu peux effectuer un forfait de charges. Celui-ci est fixe, tu ne peux pas effectuer de régularisation. Si le montant des charges réelles est plus important que ton forfait, tu y perds. N’exagère pas trop sur le forfait de charges au risque de ne pas trouver de locataire.
4 – Comment effectuer la régularisation du montant ?
Comme tu l’as vu précédemment aucune régularisation n’est possible lorsque tu as mis en place un forfait de charges.
En revanche, lors de provisions pour charges tu dois effectuer annuellement une régularisation. Le locataire doit pouvoir avoir accès pendant 6 mois aux justificatifs des charges. Tu dois joindre le mode ou la clé de répartition des charges entre les locataires d’un même immeuble.
Tu dois comparer le montant des charges que tu as payé avec ceux que le locataire t’a acquitté. En fonction du résultat, tu réclames au locataire le manque ou tu lui reverseras le trop-perçu.
Attention, si la provision pour charges était très sous-évaluée le locataire peut demander une indemnisation de ce préjudice, voire obtenir la nullité du bail pour dol.
Lors d’un changement de locataire en cours d’année tu es en droit de retenir jusqu’à 20% du montant du dépôt de garantie jusqu’à l’arrêté des comptes de la copropriété.